Règlement Intérieur
Le présent règlement a pour objets :
– De déterminer les règles générales et permanentes relatives à la discipline ainsi que la nature et l’échelle des sanctions
– De rappeler les garanties de procédure dont jouissent les salariés en matière de sanctions.
Il s’applique à tous les salariés de l’entreprise où qu’ils se trouvent (lieu de travail, parking, …) y compris aux intérimaires et aux stagiaires présents dans l’entreprise. Toute autre prescription générale, portée à la connaissance de tous par note de service, sera considérée comme adjonction au présent règlement et aura même force d’application. Pour une meilleure information, ce document sera communiqué à chaque nouveau salarié, lors de son embauche, pour qu’il en prenne connaissance et sera affiché dans l’entreprise.
Article 1 : Horaire de travail :
Les horaires de travail sont celles convenus ensemble après négociation avec tout le personnel :
Les locaux d’Afric Aurore Pharmaceutical sont ouverts tous les jours (sauf le Samedi et le Dimanche) de 8h30 à 17h30. Ces horaires d’ouvertures doivent donc être respectés par tout le personnel administratif sauf autorisation express écrite reçu d’un supérieur hiérarchique.
Toute ouverture en dehors des heures susmentionnées devra obtenir l’aval des dirigeants de l’entreprise.
Le personnel n’a accès aux locaux de l’entreprise que pour l’exécution de son contrat de travail.
Les animaux ne sont pas autorisés dans l’enceinte de la l’entreprise.
Tout salarié peut, pour nécessité de service, être amené à garder les clés de l’entreprise afin d’assurer l’ouverture le lendemain.
En dehors des besoins professionnels, les salariés ne sont aucunement autorisés à introduire dans l’entreprise des personnes étrangères.
Les commerciaux doivent être sur le terrain (leur lieu de travail selon un semainier établi avec leurs supérieurs hiérarchiques direct) de 8h00 à 17h00.
Quelle que soit la fonction occupée dans l’entreprise, des horaires différents de travail peuvent être appliqués en cas de nécessités ponctuelles.
Les salariés doivent respecter l’horaire de travail affiché.
Chaque employé, quelle que soit sa fonction dans l’entreprise, dispose d’une pause journalière d’une heure (1h00) entre 12h00 et 14h00.
Le chef du service administratif est chargé de s’assurer qu’une permanence est assurée par les assistantes administratives ou les secrétaires pendant les heures de repos. Celui-ci peut donc pour nécessité de service décider de déplacer l’heure de repos d’un employé afin de garantir cette permanence.
Article 2 : Retards et absences
Tout retard doit être signalé et justifié. Des retards répétés peuvent faire l’objet de demande d’explication et conduire en cas de récurrence sans justification valable à une rupture du contrat de travail. Aucun salarié ne peut s’absenter de son poste de travail sans motif valable ou autorisation préalable. Un formulaire d’absence devra être rempli par l’employé qui désire s’absenter pendant ses heures de travail. Cette exigence ne s’applique pas pour le personnel administratif lorsque l’employé quitte les locaux de l’entreprise afin d’effectuer une course pour le compte de l’entreprise avec l’accord de son supérieur hiérarchique. Toute absence non justifiée pendant les heures de travail sera considérée comme un manquement aux règlements intérieurs. Toute absence non justifiée pendant les heures de travail sera décomptée comme sans solde et pourra de plus faire l’objet d’une sanction disciplinaire.
Article 3 : Congés payés
Chaque employé a droit à des congés payés. Chacun dispose de ses congés tout au long de l’année comme bon lui semble à condition d’avertir à l’avance dans un délai raisonnable (au moins un mois à l’avance) afin de ne pas perturber le fonctionnement de l’entreprise. La période choisie pour les congés doit être validée par la direction. Même lorsque cette période est acceptée par la direction, celle-ci peut être ultérieurement modifiée pour nécessité de service. Sauf cas de force majeure, les commerciaux sont priés de privilégier le mois d’Août comme période de congé s’ils veulent prendre plus de dix jours sur leur droit de congés.
Article 4 : Réunions hebdomadaire, mensuelles et formations
De réunions de discussion ou de formation pourront être organisées à des périodicités qui seront communiquées à tous les employés concernés par ces réunions. Ces réunions de discussion et de formation constituent une partie intégrante du travail à effectuer dans l’entreprise et ne doivent donc pas être pris à la légère. Tout employé qui négligera ces séances de formation pourra être rappelé à l’ordre par la direction et pourra faire l’objet de sanctions en cas de récidive. Les dates de réunions pourront être modifiées pour nécessité de service et la présence à ces réunions a un caractère obligatoire sauf cas de force majeure.
Article 5 :
Gestion du matériel promotionnel et des échantillons médicaux formations
Chaque commercial devra tenir un décompte du matériel promotionnel et des échantillons médicaux mis à sa disposition par l’entreprise et dois être à même de démontrer la tenue de ce décompte à la demande. L’ensemble du matériel promotionnel et des échantillons médicaux de chaque équipe est sous la responsabilité des superviseurs qui doivent eux aussi tenu un décompte régulier de leur stock et être à même de fournir la preuve de ce décompte à la demande. Ce matériel promotionnel et ces échantillons médicaux sont stockés dans les locaux de Afric Aurore Pharmaceutical. Un inventaire se fera mensuellement par une assistante ou une secrétaire en présence des superviseurs. Tout matériel obsolète ou tout échantillon périmé doit être retourné dans les locaux de Afric Aurore Pharmaceutical ou détruits selon les règles en vigueur dans le pays (dans ce dernier cas, une preuve de destruction devra être fournie). La vente du matériel promotionnel ou des échantillons médicaux est une faute grave passible de licenciement.
Article 6 : Utilisation des ressources logistiques et informatiques
L’utilisation d’Internet, de l’intranet, du téléphone, du fax et de la messagerie électronique de l’entreprise peut être réalisée pour un usage personnel, à condition d’être utilisé de bonne foi.
Les ordinateurs : Les employés ayant accès aux ordinateurs de l’entreprise pourront y stocker des informations personnelles qu’ils mettront dans un fichier dénommé « Privé ».Afin d’éviter la dissémination de virus informatiques, il est vivement conseillé d’éviter d’utiliser sur les ordinateurs de l’entreprise des clés USB ou tout autre support numérique extérieur à condition que ces supports soient des supports sûrs et non utilisés sur des ordinateurs extérieurs (notamment dans les cybercafés).
Internet : Aucun employé ne devra passer plus d’une heure (1 heure) de temps cumulé par jour à utiliser internet pour un usage personnel.
L’accès à des sites internet à caractère pornographique sont strictement interdits dans l’enceinte de l’entreprise.
L’accès à Facebook ou à tout autre réseau social est autorisé à condition que ces réseaux sociaux soient utilisés pour disséminer des informations profitables pour l’entreprise.
Les salariés ayant accès à Internet doivent dans la mesure du possible veiller à ne pas diffuser d’informations sensibles ou confidentielles sur les activités de l’entreprise.
Chaque fois qu’un employé parle de l’entreprise sur internet, celui-ci doit rester très professionnel. Si un employé constate sur les réseaux sociaux, des critiques ou tout autre dénigrement de l’entreprise, celui devra en informer la direction afin que des mesures soient prise pour répondre et rétablir la vérité.
L’utilisation d’Internet doit être réalisée dans le respect des règles de sécurité et des dispositions légales relatives notamment au droit de propriété, à la diffamation, aux fausses nouvelles, aux injures et provocations.
Téléphones : Les téléphones de l’entreprise ne devront être utilisés que pour des usages professionnels.
Tous les employés bénéficiant d’un téléphone professionnel doivent être joignables pendant les heures de travail.
Les téléphones portables attribués aux commerciaux sont des outils de travail et ne doivent en aucun cas être laissés à la maison pendant les heures normales de travail. Tout oubli devra être signalé au supérieur hiérarchique. Dans tous les cas, tout employé bénéficiant d’un téléphone portable de travail doit pouvoir être joignable de façon continue pendant les heures de travail.
Article 7 : Usage des locaux
Les locaux de l’entreprise ne devront être utilisés par les employés que pour l’exécution de leur contrat de travail. Aucune activité personnelle, qu’elle soit à caractère commerciale ou non, ne devra donc être exercée dans l’enceinte de l’entreprise ou à ses abords sans l’autorisation expresse de la direction.
Article 8 : Exécution du travail
Les salariés doivent se conformer à leur contrat de travail et fiche de fonction ainsi qu’aux directives qui leur sont données par leurs supérieurs hiérarchiques, mais peuvent en discuter mensuellement dans les groupes de libre expression (réunions mensuelles) visant à améliorer les conditions de travail et la rentabilité.
Article 9 : Accueil de clientèle et accueil téléphonique
Tous les clients, quel que soit leur statut social, connu ou apparent, devront être traités de façon égale avec respect.
Aucune altercation ne devra avoir lieu avec les clients quel que soit les raisons évoquées.
Toute situation potentiellement conflictuelle avec un client devra donc être, immédiatement, signalée au responsable présent, qui se chargera de gérer la situation avec toute la diligence qui sied.
Lors de toute communication téléphonique, l’employé se devra d’être cordial et utiliser chaque fois que possible un langage soutenu. Le langage utilisé sera bien entendu adapté à la capacité de compréhension de l’interlocuteur.
Tout accueil téléphonique devra notifier le nom de l’entreprise et le nom de l’employé qui décroche le téléphone.
La langue parlée dans les locaux de la l’entreprise est le Français et l’anglais. L’utilisation d’une autre langue est permise uniquement dans les interactions avec la clientèle.
Article 10 : Tenue de travail et apparence physique
Les employés ont l’obligation de surveiller leur apparence physique. Entre autres, il est vivement recommandé :
- D’avoir une bonne hygiène corporelle ;
- D’avoir les cheveux bien coiffés
- D’avoir les ongles propres
- De porter des chaussures fermées (pas de sandalettes, )
- Les anneaux, pendentifs ou autres bijoux doivent être sobres,
- Les maquillages doivent être sobres
Les jeans sont acceptés pendant les heures de travail mais à condition qu’ils soient soignés et propres sans aucune déchirure. Dans ce cas, ils ne doivent pas être portés avec un T Shirt (notamment pour les hommes).
Article 11 : Discussion à caractère politique ou religieux
Afin de respecter toutes les sensibilités politiques et religieuses, il est interdit d’avoir des discussions à caractère religieux ou politique dans l’enceinte de l’entreprise.
Cette règle devra être gentiment expliquée à toute personne extérieure qui engagerait une telle discussion avec un employé.
Les commerciaux sont priés de respecter cette règle lors de leurs rencontres avec les professionnels de santé.
Article 12 :
Dispositions relatives à l’abus d’autorité en matière sexuelle et morale dans le travail
« Aucun salarié ne peut être sanctionné ni licencié pour avoir subi ou refusé de subir les agissements de harcèlement d’un employeur, de son représentant ou de toute personne qui, abusant de l’autorité que lui confèrent ses fonctions, a donné des ordres, proféré des menaces, imposé des contraintes ou exercé des pressions de toute nature sur ce salarié dans le but d’obtenir des faveurs de nature sexuelle à son profit ou au profit d’un tiers ». « Aucun salarié ne peut être sanctionné ni licencié pour avoir témoigné des agissements définis à l’alinéa précédent ou pour les avoir relatés Toute disposition ou tout acte contraire est nul de plein droit : Sera passible d’une sanction disciplinaire tout salarié ayant procédé aux agissements précédemment définis. Aucun salarié ne doit subir les agissements répétés de harcèlement moral, qui ont pour objet ou pour effet :
- une dégradation des conditions de travail susceptible de porter atteinte à ses droits et à sa dignité
- d’altérer sa santé physique ou mentale
- ou de compromettre son avenir
Article 13 : Règle anti-tabac
Il est interdit de fumer dans tous l’enceinte de l’entreprise ou à la devanture. Il est donc formellement interdit de fumer dans : les bureaux, les sanitaires, les couloirs.
Le tabac ayant une odeur caractéristique et quelque fois insupportable pour certaines personnes, les commerciaux devront prendre toutes les dispositions pour ne pas incommoder leurs interlocuteurs avec de telles odeurs.
Article 14 : Boissons et restaurations
Les boissons non alcoolisées sont autorisées à condition de ne pas laisser trainer les bouteilles ou canettes et de respecter des règles d’hygiène de bon sens. Il est laissé toutefois àl’appréciation de la direction de décider si oui ou non la présence d’une boisson est appropriée selon les circonstances. Les aliments (autres que les boissons) ne sont pas autorisés dans les locaux sauf autorisation de la direction. L’ivresse au travail est un motif de rupture du contrat de travail. Tout commercial contrôlé par les autorités policières en train de conduire en état d’ébriété pendant les heures de travail s’expose à une rupture de son contrat de travail et ceci sans aucun préavis.
Article 15 : Discipline
La discipline dans les locaux doit être de mise et toute altercation entre employés est interdite. Tout situation potentiellement conflictuelle doit être portée devant tout collègue susceptible de la régler à l’amiable ou alors en informer la direction qui convoquera les concernés afin de trouver une solution.
Toute personne ayant accès aux locaux ne peut : causer du désordre en quelque lieu que ce soit, faire du bruit dans les couloirs, salle de travail, de manière à nuire au bon déroulement des activités.
Tous les commerciaux sont priés de respecter la discipline des cliniques, hôpitaux, dispensaires et autres endroits où ils sont reçus par les professionnels de santé.
Il est interdit à tout commercial, toute altercation avec un professionnel de santé, tout autre employé des endroits visités et même avec des collègues qu’ils soient de Afric Aurore
Pharmaceutical ou d’une entreprise concurrente. Toute situation potentiellement conflictuelle doit être communiquée au supérieur hiérarchique qui prendra les mesures nécessaires afin de résoudre le conflit.
Tout comportement considéré comme fautif par l’employeur pourra, en fonction de sa nature et de sa gravité, faire l’objet de l’une des sanctions énumérées ci-après par ordre d’importance.
Sont susceptibles d’être mises en œuvre dans l’entreprise, les sanctions suivantes :
- Avertissement oral
- Avertissement écrit
- Mise à pied disciplinaire de 4 jours maximum
- Licenciement
- Le salarié sera convoqué par l’employeur à un entretien préalable lorsque celui-ci envisagera de prendre une des sanctions qui précèdent à son égard.
Aucune sanction ne peut être appliquée à un salarié sans convocation à entretien préalable comportant mention des griefs retenus contre lui et de la sanction envisagée. Cette convocation précisera que le salarié pourra se faire assister lors de cet entretien et que cet entretien est destiné à recueillir ses observations. La sanction ne peut intervenir moins d’un jour franc ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien.
Article 16 : Entrée en vigueur et modification du dit règlement
Ce règlement est entré en vigueur le 04 janvier 2021 après communication interne. Chaque employé devra obtenir une copie de ce règlement intérieur et devra en parapher toutes les pages puis signer la dernière attestant ainsi avoir pris connaissance de tous les articles.
Le règlement intérieur devra être affiché à un endroit connu de tous et accessible à tous les employés sur le lieu de travail.
Toute modification de ce règlement intérieur fera l’objet d’une communication et d’un nouvel affichage.
Fait à Abidjan, le 04 Janvier 2021
Pour la Direction
Dinignako COULIBALY
